JOB DESCRIPTION/MISSION
TITRE DU POSTE : Coordonnateur de l’Approvisionnement et de la Logistique
SUPERVISION : GHSC-PSM Non-Field Office Director
LOCALISATION DU POSTE : Kinshasa, République Démocratique du Congo (RDC)
PERIODE D’EXECUTION : Long terme
Sommaire :
Le projet de « Global Health Supply Chain Program – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) » financé par l’Agence américaine pour le Développement International (« l’USAID » U.S. Agency for International Development) est le mécanisme principal par lequel l’USAID 1) procure et fournit des produits de santé, 2) fournit l’assistance technique pour améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement par les pays partenaires, et 3) collabore avec les acteurs principaux pour soutenir les initiatives pour la santé mondiale. Pour le projet, il y a quatre (4) ordres d’exécution (« Task Orders ») : TO1 : VIH/SIDA ; TO2 : President’s Malaria Initiative (PMI) « Initiative présidentielle contre le paludisme » ; TO3 : Population et la santé Reproductive ; et TO4 : La Santé maternelle et infantile (MCH) et le Zika.
Le Coordonnateur de l’Approvisionnement et de la logistique fournira une assistance essentielle dans le pays pour le dédouanement des produits et le contrôle des achats à l’USAID/RDC. Cela impliquera une série d’activités, de la liaison avec le personnel du projet « Global Health Supply Chain-Technical Assistance (GHSC-TA) » en RDC, les partenaires d’exécution (ONGs) et des organismes pertinents du Ministère de la Santé de la RDC pour coordonner avec l’USAID/RDC en concernant des expéditions entrantes. Ce poste sera supervisé directement par le bureau HQ du GHSC-PSM, et aussi travaillera en étroite coordination avec le Gestionnaire des douanes et de l’autorisation et le Spécialiste des produits de laboratoire du projet GHSC-TA en RDC, et le GHSC-PSM « Deliver Return Team » à Crystal City, Virginia, aux États-Unis. Les personnels à distance va être fourni du bureau GHSC-PSM « Non-Field Office (NFO) Project Management Unit (PMU) » à Crystal City.
Responsabilités et Devoirs Principaux :
- Assurer la liaison avec la Gestionnaire d’activité ou son délégué à la Mission de l’USAID/RDC en concernant des expéditions planifiées et la logistique entrante ;
- Conseiller le GHSC-PSM sur toute dérogation, autorisation d’importation ou d’autre processus requis pour assurer l’importation et la livraison en douceur et en temps opportun vers la destination finale ;
- Assurer que tout document de livraison essentiels (les rapports d’inspection, avis d’expédition avance, bons de livraison et listes d’emballage) est assemblé pour faciliter l’importation ;
- Conseiller le GHSC-PSM sur tout changement ou correction requis aux dates d’expédition ou aux documents d’expédition ;
- Assurer que les documents d’expédition sont soumis aux destinataires requis en temps opportun et assurer le suivi en conséquence ;
- Coordonner avec les partenaires d’expédition de fret de GHSC-PSM pour s’assurer que les marchandises achetées par le gouvernement des États-Unis (USG) passent la douane et arrivent à leur destination prévue ;
- Comptabiliser toutes les dépenses financières liées aux livraisons des partenaires d’exécution ;
- Soutenir des partenaires nationaux, y compris la Ministère de la Santé et le centre d’achats médicales pour assurer la livraison, la réception, et le stockage opportuns et appropriés des produits achetés par le gouvernement des Etats-Unis (USG) ;
- Communiquer avec les équipes aux bureaux HQ du GHSC-PSM et GHSC-TA pour s’assurer l’expédition précise, rapide et efficace de toutes les commandes des clients, et rester en contact avec les clients en concernant la distribution en temps opportun et efficace des produits connexes et pour résoudre des requêtes pertinentes ;
- Travailler en étroite coordination avec des programmes dans le pays en concernant l’entreposage et informer le GHSC-PSM NFO PMU sur les problèmes potentiels liés au produit ou aux processus (pénuries, expirations, produits endommagés, problèmes de réseau de distribution) et offrir des solutions. La fonction de surveillance comprend les tâches suivantes :
- Effectuer des inventaires périodiques des stocks, en coordination avec les programmes nationaux et les rapprochements en comparant les stocks physiques et enregistrés. Après l’inventaire, examinez toutes les anomalies de stock significatives et informez le GHSC-PSM NFO PMU et l’équipe GHSC-PSM Deliver Return pour corriger tout problème et prendre les mesures appropriées ;
- Recommander et soutenir des actions correctives à travers un suivi avec l’équipe / les personnes responsables dans le pays ;
- Prendre des mesures proactives appropriées pour prévenir le stockage et l’émission de matériaux périmés (expirés) et de produits pharmaceutiques.
- Effectuer toute autre tâche assignée.
Compétences et qualifications exigées :
- Baccalauréat requis ; diplôme d’études supérieures en approvisionnement, la chaîne d’approvisionnement, la santé publique, ou dans un autre domaine pertinent désiré.
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience de la logistique pharmaceutique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élévés, y compris une connaissance des installations à température contrôlée et des chambres froides.
- Capacités fortes dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement et du renforcement des systèmes requis. Une connaissance de l’environnement d’opération en RDC préféré.
- Familiarité avec les produits de santé, y compris ceux liés au VIH / SIDA, au laboratoire et au paludisme.
- Expérience éprouvée en travaillant sur les projets financés par l’USAID ou des autres donateurs est requis.
- Capacité éprouvée dans la supervision efficace du personnel local.
- Capacité de travailler avec des partenaires coopérants dans la mise en œuvre de programmes complexes.
- Fortes compétences en communication interpersonnelle, écrite, et orale.
- Maîtrise du français est requis et un niveau avancé de l’anglais est préféré.
Comment postuler
Chemonics International respecte la diversité des cultures, des sexes, des races et des religions. Les candidats intéressés doivent soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant un CV actualise, une lettre de motivation et trois références professionnelles avec comme objet : « Coordonnateur de l’Approvisionnement et de la Logistique» à l’adresse suivante:chemonicsghscta.congo@gmail.com
Nous encourageons vivement les candidatures féminines à envoyer leurs demandes.
La date limite de soumission de candidature est fixée au mardi 25 Novembre 2017 à 17H00 heure de Kinshasa néanmoins, a sélection se fera au fur et à mesure que les candidatures seront réceptionnées.
Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués.
Fait à Kinshasa, le 01 Novembre 2017
————————————————————–
Overall Description
The USAID Global Health Supply Chain Program – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) project is the primary vehicle through which USAID 1) procures and provides health commodities, 2) provides technical assistance to improve partner countries’ management of the supply chain, and 3) collaborates with key international stakeholders to support global health initiatives. There are four task orders for the project: TO1: HIV/AIDS; TO2: President’s Malaria Initiative (PMI); TO3: Population and Reproductive Health; and TO4: Maternal and Child Health (MCH) and Zika.
The Procurement and Logistics Coordinator will provide essential in-country commodity clearance and procurement oversight assistance to USAID/DRC. This will involve a range of activities from liaising with the Global Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) project staff in DRC, implementing partners (NGOs) and relevant Ministry of Health entities to coordinate with USAID/DRC regarding incoming shipments. This position shall report to GHSC-PSM HQ, and will also coordinate closely with the GHSC-TA Customs Clearance Manager and Laboratory Specialist in DRC, and the GHSC-PSM Deliver Return Team in Crystal City, Virginia, USA. Remote support shall also be provided from the GHSC-PSM Non-Field Office (NFO) Project Management Unit (PMU) in Crystal City.
Specific Responsibilities:
- Liaise with and provide updates to the Activity Manager or his/her designee at the USAID DRC Mission regarding planned shipments and in-bound logistics;
- Advise GHSC-PSM on any waivers, import approvals or other processes required to ensure smooth and timely importation and delivery to final destination;
- Ensure that all essential delivery documentation (inspection reports, advance shipping notices, delivery notes, and packing lists) is assembled to facilitate importation;
- Advise GHSC-PSM on any changes or corrections required to shipping dates or shipping documents;
- Ensure shipping documents are submitted to required recipients on a timely basis and follow up accordingly;
- Coordinate with GHSC-PSM freight-forwarding partners to assure USG-procured commodities pass through customs and arrive at their intended destination;
- Account for all financial expenditures related to implementing partner shipments;
- Support national partners, including Ministry of Health and the central medical store to ensure the timely and proper delivery, reception, and storage of USG-procured commodities;
- Communicate with GHSC-PSM headquarters regarding completion of commodity shipments (proof of delivery may be shared with USAID/Washington upon request);
- Work closely with other members of the GHSC-PSM and GHSC-TA teams to ensure accurate, timely, and efficient shipment of all customer orders, and communicate regularly with clients regarding the timely and effective distribution of related products and to resolve relevant queries;
- Closely coordinate with in-country programs regarding warehousing and alert the GHSC-PSM NFO PMU about potential product or process-related issues (shortages, expiries, damaged products, distribution network problems) and recommend solutions. The oversight function includes the following tasks:
* Conduct periodic stock inventories, in coordination with in-country programs and reconciliations by comparing physical and recorded stocks. Following the inventory, investigate all significant stock discrepancies and inform the GHSC-PSM NFO PMU and the GHSC-PSM Deliver Return Team to correct any issue and take appropriate measures;
* Recommend and support corrective actions through follow-up with in-country responsible team/persons;
* Take appropriate proactive measures to prevent the storage and issue of outdated (expired) materials and pharmaceutical products.
* Perform any other duties as assigned.
Qualifications:
- Bachelor’s degree required; advanced degree in procurement, supply chain, public health, or other relevant discipline desired.
- Minimum 5 years of progressively responsible pharmaceutical logistics experience, including familiarity with temperature controlled and cold room facilities.
- Strong skills in supply chain management and systems strengthening required. Knowledge of DRC operating environment preferred.
- Familiarity with health commodities including those related to HIV/AIDS, lab, and malaria.
- Demonstrated experience working on USAID or donor-funded projects is required.
- Experience supervising local staff effectively.
- Ability to work with cooperating partners in implementing complex programs.
- Strong interpersonal, written and oral communications skills.
- Fluency in French is required, and advanced English is preferred.
